İzmir organizasyon firmaları:seçerken sorulacak 12 soru

İzmir organizasyon firmalarına sorulacak 12 soru

Deneyim ve kapsam

1. Bizim türümüzde ve ölçeğimizde hangi etkinlikleri yaptınız? 50 kişilik toplantı ile 1.000 kişilik aile günü farklı işlerdir. Kişi sayısı, yıl ve yer isteyin.
2. Referans olarak arayabileceğimiz bir müşteriniz var mı? Logo listesi yerine konuşabileceğiniz bir kişi daha fazla bilgi verir.
3. Fotoğraflar sizin etkinliklerinizden mi? Son iki-üç yıla ait, kendi çekimleri olan fotoğrafları görmek isteyin.

Ekipman ve ekip

4. Hangi ekipmanlar kendi stoğunuzda, hangileri tedarikçiden? Çadır, sahne, ses, masa-sandalye. Tedarikçiden gelen kalemlerde yedek planı sorun.
5. Etkinlik günü sahada kim olacak? Teklifi veren kişi ile sahada çalışan koordinatör aynı mı, adı ve telefonu ne?
6. Catering'i kendiniz mi yapıyorsunuz, çözüm ortağıyla mı? İkisi de olabilir; önemli olan menüden ve servisten kimin sorumlu olduğunun yazılı olması.

Teklif ve sözleşme

7. Nakliye, kurulum, söküm ve operatör fiyata dahil mi? Özellikle kiralama kalemlerinde ayrı satır olabilir.
8. Kişi sayısı değişirse ne olur? Kesin sayıyı en geç ne zaman bildireceğinizi ve azalmanın fiyata etkisini sorun.
9. Kapora, ödeme vadesi, iptal ve erteleme koşulları neler? Açık hava etkinliğinde hava nedeniyle erteleme koşulu ayrıca yazılmalı.
10. Teklif ne kadar süre geçerli? Fiyat ve ekipman ayırma süresi aynı olmayabilir.

Risk ve güvenlik

11. Yağmur, elektrik kesintisi veya ekipman arızasında B planı ne? Çadır opsiyonu, jeneratör yedeği, yedek mikrofon gibi somut cevaplar bekleyin.
12. Sigorta, izin ve güvenlik konusunda ne üstleniyorsunuz? Belediye veya AVM izni, güvenlik görevlisi, ilk yardım ekibi kimin sorumluluğunda?

Teklif karşılaştırma tablosu

Teklifleri yan yana koyarken bu tabloyu kullanın. Boş kalan her hücre, sorulması gereken bir soru demektir.

Toplam fiyatı en son satıra yazmanız bilinçli bir tercihtir. İlk on bir satırı eşit olan tekliflerde fiyat karşılaştırması anlamlı hale gelir.

Uyarı işaretleri

• Teklif tek satırdan oluşuyor, kalemler ayrılmamış.
• Etkinlik türünüze ait fotoğraf veya referans gösterilemiyor.
• Sahada kimin olacağı sorusuna net isim verilmiyor.
• Yağmur veya arıza için plan sorulduğunda "sorun olmaz" deniyor.
• Sözleşme yerine yalnızca mesajla onay isteniyor.

Keşif görüşmesinde istenecekler

• Alanın veya salonun yerleşim planı (kroki)
• Kurulum ve söküm saatleri
• Elektrik ihtiyacı ve kaynağı
• Etkinlik günü iletişim listesi
• Teklifte yer alan her kalemin marka, ölçü veya adet bilgisi

Neden bu soruları öneriyoruz

Bu listeyi teklif verirken bize de sorulmasını istediğimiz için hazırladık. Erkan Yüksel Organizasyon, 2006'dan beri Buca merkezli bir İzmir organizasyon firması olarak kurumsal etkinlik, piknik, açılış ve temel atma törenleri düzenliyor. Nakliye, kurulum ve operatör kalemleri teklifte ayrı satır olarak yazılır. Hangi kalemin neyi kapsadığını görmek için hizmet kalemleri rehberine bakabilirsiniz.

İlgili hizmetler

• Kurumsal etkinlik organizasyonu
• İzmir piknik organizasyonu
• Organizasyon ekipman kiralama
• Referanslar