İzmir fuarları içinstand organizasyonu: kurulumdan ikrama
İzmir fuar stand organizasyonu takvimi: yer kiralamadan stand onayına, ikram, hostes, LED ekran ve söküme kadar hafta hafta kontrol listesi.
İzmir fuar organizasyonu için çalışmaya fuardan 3-4 ay önce başlamanız gerekir: önce fuar organizatöründen yer kiralanır, sonra stand tasarımı organizatörün teknik şartnamesine göre onaya gönderilir, son 4-6 haftada ikram, hostes, ekran ve baskılar planlanır. Fuar İzmir'de (Gaziemir) kurulum ve söküm saatlerini organizatör belirler; bütün takvim bu saatlere göre kurulur.
Aşağıda fuar öncesi takvim, stantta hangi hizmetlerin gerektiği ve fuar günlerinde ikramın nasıl planlandığı var.
Fuar öncesi takvim
| Fuardan önce | Yapılacak iş | Kim yapar |
|---|---|---|
| 4-6 ay | Fuara katılım kararı, metrekare ve stand tipi (köşe, ada, sıra) seçimi | Siz ve fuar organizatörü |
| 3-4 ay | Yer kiralama sözleşmesi, katılımcı kılavuzu ve teknik şartnamenin alınması | Siz |
| 10-12 hafta | Stand tasarımı ve yerleşim planı | Stand tasarımcısı |
| 8-10 hafta | Stand projesinin organizatöre onaya gönderilmesi, elektrik ve su talebi | Stand firması ve siz |
| 6-8 hafta | İkram menüsü, hostes sayısı, LED ekran ve ses ihtiyacı | Organizasyon firması |
| 4-6 hafta | Davetiye, VIP misafir listesi, stant içi etkinlik (açılış, ürün tanıtımı) programı | Siz ve organizasyon firması |
| 2-3 hafta | Baskılar, katalog, ekran içerikleri, hostes kıyafeti | Siz ve tedarikçiler |
| 1 hafta | Ziyaretçi tahmini ile günlük ikram miktarı, personel giriş kartları | Organizasyon firması ve organizatör |
| Kurulum günleri | Stand kurulumu, mobilya, ekran, ikram alanı | Organizatörün verdiği saatlerde |
| Fuar günleri | Günlük ikram, hostes, temizlik, ekran yönetimi | Organizasyon firması |
| Son gün akşamı | Söküm ve alanın teslimi | Organizatörün söküm saatinde |
Organizatörlerin proje onayı, elektrik başvurusu ve personel kartı için son tarihleri vardır. Bu tarihler katılımcı kılavuzunda yazar; kılavuzu aldığınız gün takvime işleyin.
İzmir fuar organizasyonu: stantta neler gerekir
| Kalem | Ne işe yarar | Not |
|---|---|---|
| Stand yapısı ve grafik | Markanın görünürlüğü, ürün sergileme | Organizatör onayı gerekir |
| Mobilya | Bar sandalyesi, yüksek masa, toplantı masası, karşılama bankosu | Masa ve sandalye kiralama |
| İkram | Kahve, çay, kurabiye, sandviç, akşam resepsiyonu | Etkinlik catering'i |
| Hostes | Karşılama, broşür, ziyaretçi kaydı, ikram yönlendirme | Dil bilen hostes gerekebilir |
| LED ekran | Ürün videosu, tanıtım filmi | Stand elektrik kapasitesine göre: LED ekran kiralama |
| Ses | Stant içi sunum, açılış konuşması | Fuar alanında ses seviyesi sınırlıdır |
| Açılış | Kurdele, çiçek, kısa konuşma | Fuarın ilk günü sabah saatleri uygundur |
| Temizlik | Gün içinde ikram alanı ve zemin | Yoğun günlerde gün içinde birkaç kez |
Fuar günlerinde ikram nasıl planlanır
Stant ikramı, gün boyu süren ve ziyaretçi sayısı saate göre değişen bir servistir. Planlamayı şu sırayla yaparız:
- Ziyaretçi tahmini. Önceki yıl stantta kaç görüşme yapıldığını veya kaç kartvizit toplandığını sorarız. Bilgi yoksa ilk gün düşük başlar, akşam stok sayımına göre ertesi günü ayarlarız.
- Saat dilimleri. Sabah açılışta kahve ve kahvaltılık, öğle saatinde sandviç ve tuzlu ikram, öğleden sonra kurabiye ve meyve, isteğe bağlı akşam resepsiyonu.
- İki seviye ikram. Stanttan geçen ziyaretçiye su ve kurabiye; toplantı masasına oturan müşteriye kahve, sandviç ve tatlı.
- Depo ve hazırlık noktası. Stantta küçük bir kapalı depo alanı, kahve makinesi ve buzdolabı için ayrı priz planlanır.
- Fuar kuralları. Gıda getirme, sıcak ürün hazırlama ve yükleme saatleri organizatöre göre değişir. Bunları organizatörle önceden teyit ederiz.
Fuar ikramı ve servis türleri için genel hesaplar: Etkinlik catering'i
Fuar ekibiniz için kontrol listesi
- Katılımcı kılavuzu ve teknik şartname alındı
- Stand projesi onaya gönderildi, onay yazısı geldi
- Elektrik gücü ve priz noktaları organizatöre bildirildi (ekran, kahve makinesi, buzdolabı dahil)
- Personel ve tedarikçi giriş kartları başvurusu yapıldı
- İkram menüsü ve günlük miktar onaylandı
- Hostes sayısı, çalışma saatleri ve kıyafeti belirlendi
- Ekran içerikleri doğru çözünürlükte teslim edildi
- Açılış saati ve davetli listesi hazır
- Söküm saati ve stand malzemelerinin dönüş planı belli
Sık sorulan sorular
Fuar standını siz mi kuruyorsunuz?
Stand tasarımı ve yapımı ayrı bir iş kalemidir; bu kalemin kapsamını teklif aşamasında yazılı olarak netleştiriyoruz. Stant içi ikram, hostes, mobilya ve ekranı biz planlarız.
Fuar ikramı için ne kadar önceden aramalıyız?
Fuardan 6-8 hafta önce aramanız yeterlidir. Bu süre menü onayı, personel kartı başvurusu ve organizatörün gıda kurallarını teyit etmek için gerekir.
Fuarda sıcak yemek servisi yapılabilir mi?
Organizatörün kurallarına ve stand elektrik gücüne bağlıdır. Çoğu fuarda stantta pişirme yapılmaz; sıcak ürünler hazır gelir ve sıcak tutma ekipmanıyla servis edilir.
Kaç hostes gerekir?
Genel hesap olarak 30-50 m² bir stant için karşılamada 1, ikramda 1 kişi yeterlidir. Ada stantlarda ve yoğun saatlerde sayıyı artırırız.
Sadece fuar açılış günü için hizmet alabilir miyiz?
Tek günlük talebinizi tarih ve stand bilgisiyle iletin; karşılanabilecek kalemleri teklif aşamasında yazılı olarak bildiriyoruz. Açılış günü için genelde kurdele, çiçek, kokteyl ikramı ve hostes planlanır.
İlgili hizmetler
Son güncelleme: 07.10.2026
Etkinliğinizikonuşalım
Tarih, kişi sayısı ve yeri yazın; ihtiyaç listesiyle size dönelim.