Kurumsal Etkinlik Bütçesi Nasıl Hazırlanır: Şablon

Etkinlik bütçesi hazırlamanın en sağlam yolu, kalemleri on gruba ayırıp her grubu "kişi başı" ve "sabit" olarak işaretlemek, sonra toplamın üzerine genel hesap olarak %10-15 yedek pay eklemektir. Kişi başı kalemler (yemek, içecek, ulaşım, hediye) katılımcı sayısıyla değişir; sabit kalemler (mekân, sahne, ses, LED, sanatçı) katılım düşse de çoğu zaman aynı kalır. Bu ayrımı baştan yapmak, katılım değiştiğinde bütçeyi dakikalar içinde güncellemenizi sağlar.

Aşağıda adım adım yöntemi ve doldurabileceğiniz rakamsız bir şablonu bulacaksınız. Piknik özelinde kalemler için piknik organizasyonu bütçesi yazısına bakabilirsiniz.

Etkinlik bütçesi hazırlama: 6 adım

Amacı ve başarı ölçüsünü yazın. Bayi motivasyonu, çalışan bağlılığı, ürün tanıtımı. Bütçede neyin vazgeçilmez olduğunu amaç belirler.
Kişi sayısını aralık olarak verin. "180-220 kişi" gibi. Kişi başı kalemleri alt ve üst sınıra göre iki kez hesaplayın.
Kalemleri gruplara ayırın. Aşağıdaki şablondaki on grubu kullanın.
Her kalemi kişi başı veya sabit olarak işaretleyin.
Yedek payı ekleyin. Genel hesap olarak kapalı salon etkinliğinde %10, açık hava ve ilk kez yapılan etkinlikte %15.
Teklifleri aynı şablona dökün. Her firmanın teklifini aynı satırlara yazın, boş kalan satırları sorun.

Bütçe şablonu tablosu (rakamsız)

Grup	Kalem	Tür	Birim	Not
1. Mekân	Salon veya alan kirası	Sabit	gün	Kurulum günü dahil mi
	Kurulum ve söküm günü ek ücreti	Sabit	gün
2. Teknik	Sahne, podyum	Sabit	m² / gün
	Ses sistemi ve operatör	Sabit	gün
	Işık	Sabit	gün
	LED ekran veya projeksiyon	Sabit	m² / gün
	Jeneratör	Sabit	kVA / gün	Mekân elektriği yetmezse
3. Barınak ve oturma	Çadır	Sabit	m²	Açık alanda
	Masa, sandalye, örtü	Kademeli	adet
4. Catering	Yemek veya kokteyl	Kişi başı	kişi
	Coffee break	Kişi başı	kişi / ara
	İçecek	Kişi başı	kişi
	Servis personeli	Kademeli	kişi
5. Program	Sunucu	Sabit	gün
	Sanatçı, DJ, gösteri	Sabit	performans
	Konuşmacı	Sabit	kişi
6. Dekor ve marka	Sahne dekoru, karşılama, baskılar	Sabit	adet
	Çiçek, masa süsleri	Kademeli	masa
7. Davet ve kayıt	Davetiye, LCV takibi, yaka kartı	Kişi başı	kişi
8. Ulaşım ve konaklama	Transfer	Kademeli	araç
	Otel	Kişi başı	oda / gece
9. Hediye ve ödül	Plaket, hediye, çekiliş	Kişi başı	adet
10. Hizmet ve risk	Güvenlik, ilk yardım, temizlik	Sabit	kişi
	Fotoğraf, video	Sabit	gün
	Nakliye, kurulum, söküm	Sabit	sefer
	Sigorta	Sabit		Gerekiyorsa
Ara toplam
Yedek pay (%10-15, genel hesap)
Genel toplam (KDV dahil mi?)

Yedek pay neden gerekir

Etkinlik bütçelerinde sapmanın çoğu üç yerden gelir: son hafta artan kişi sayısı, mekânın sonradan istediği ek hizmetler (kurulum gecesi, ek elektrik, ek temizlik) ve hava koşulu. Yedek pay bu üçünü karşılamak içindir. Etkinlik bittiğinde kullanılmayan pay bütçeye geri döner.

Etkinlik tipi	Önerilen yedek pay (genel hesap)
Otel salonunda toplantı, seminer	%10
Gala, yıl sonu, lansman	%10-12
Açık hava pikniği, aile günü	%15
İlk kez yapılan veya çok tedarikçili etkinlik	%15

Bütçeyi en çok etkileyen kararlar

Tarih

Aralık ve mayıs-haziran yoğun sezondur; mekân ve ekipman seçeneği daralır.

Mekânın altyapısı

Sahnesi, ses sistemi veya mutfağı olan bir mekân teknik ve catering kalemlerini düşürür.

Servis biçimi

Set menü, açık büfeden daha fazla personel ister.

Program uzunluğu

Her ek saat personel, operatör ve mekân süresine yansır.

Kalemlerin içeriği

Her kalemin neyi kapsadığını, örneğin ses sisteminde hangi parçaların, catering'de hangi servis türlerinin olduğunu organizasyon hizmet kalemleri rehberinde anlattık. Erkan Yüksel Organizasyon 2006'dan beri Buca merkezli bir İzmir organizasyon firması olarak kurumsal etkinlikler düzenliyor. Hangi teklifi alırsanız alın, kalemleri bu şablondaki gibi ayrı satırlarda görmeyi isteyin.

Sık sorulan sorular

Etkinlik bütçesine ne kadar yedek pay eklenmeli?

Genel hesap olarak kapalı salon etkinliğinde %10, açık hava veya ilk kez yapılan etkinlikte %15.

Kişi başı maliyet nasıl hesaplanır?

Genel toplamı kesin katılımcı sayısına bölün. Sabit kalemler yüksekse katılım düştüğünde kişi başı maliyet belirgin biçimde artar.

Bütçe sınırımızı firmaya söylemeli miyiz?

Evet, aralık olarak söylemeniz önerilir. Firma bu aralığa göre seçenek sunar; vazgeçilmez kalemleri koruyarak diğerlerini ayarlar.

Teklifleri nasıl karşılaştırmalıyım?

Her teklifi aynı şablona dökün. Boş kalan satırlar ya dahil değildir ya da sonradan eklenecektir; bunları yazılı olarak sorun.

KDV teklife dahil mi?

Tekliften tekliften değişir. Karşılaştırmadan önce her teklifin KDV dahil mi hariç mi olduğunu not edin.

İlgili hizmetler

Son güncelleme: 07.10.2026

Kurumsal etkinlik bütçesi nasılhazırlanır: kalem kalem şablon