İzmir Bahar Şenliği Organizasyonu: Kontrol Listesi

İzmir'de bahar şenliği genelde Nisan sonu ile Mayıs ortası arasında, kampüs veya kurum bahçesinde, akşam konseriyle biten 1-3 günlük bir program olarak yapılır. Bir bahar şenliği organizasyonu dört işten oluşur: program ve sanatçı, sahne ve teknik kurulum, stantlar ve ikram, güvenlik ve izinler. Konser sanatçıları ve sahne ekipmanı bahar aylarında erken dolduğu için hazırlığa en az 10 hafta önce başlayın.

Aşağıdaki kontrol listesi zamana göre sıralı. Üniversite kulüpleri, öğrenci konseyleri ve kurumların insan kaynakları ekipleri için hazırlandı.

İzmir bahar şenliği için ön kararlar

Listeye geçmeden önce dört soruyu yanıtlayın:

Soru	Neden önemli
Şenlik kime açık? Yalnızca öğrenci ve çalışanlar mı, halka mı?	Güvenlik, giriş kontrolü ve izin kapsamını belirler
Kaç gün, saat kaçta bitecek?	Ses kısıtı, aydınlatma ve personel vardiyası
Tahmini en yüksek anlık kalabalık ne kadar?	Sahne önü alanı, WC ve güvenlik sayısı
Bütçe kim tarafından karşılanıyor? (kurum, sponsor, stant geliri)	Sponsor görünürlüğü ve sözleşmeler

10-8 hafta önce

Tarih ve yedek tarih (sınav takvimi ve resmi tatillerle çakışmamalı)
Alan seçimi ve kurum yönetiminden (rektörlük, genel müdürlük) onay
Bütçe ve sponsor listesi
Sanatçı ve DJ seçenekleri; teklif ve teknik rider talebi
Organizasyon firmasından sahne, ses, ışık ve kurulum teklifi
Sorumluluk dağılımı: kim neyi onaylar, etkinlik günü tek yetkili kim

7-5 hafta önce

Sanatçı sözleşmeleri imzalandı; rider'a göre sahne ve ses ölçüsü kesinleşti
Yerleşim planı: sahne, sahne önü, stantlar, ikram, WC, giriş-çıkış, acil çıkış
Gündüz programı: kulüp stantları, yarışmalar, atölyeler, spor turnuvaları
Stant başvurusu ve stant kuralları (ölçü, elektrik, satış izni)
Gerekli izinler için ilgili kurumlarla görüşme (kampüs içinde kurum yönetimi; halka açık şenliklerde ayrıca belediye ve emniyet)
Müzik kullanımı için telif ve lisans durumunun kontrolü

4-3 hafta önce

Duyuru ve afiş; sosyal medya takvimi
Güvenlik planı: giriş noktaları, çanta kontrolü, sahne önü bariyeri, görevli sayısı
Sağlık planı: ambulans veya sağlık ekibi, ilk yardım noktası
Mobil WC ve temizlik ekibi sayısı
Jeneratör ihtiyacı (sahne ve stantların toplam gücüne göre)
İkram ve yiyecek satış noktaları; gıda firmalarının belgeleri

2-1 hafta önce

Sahne akışı dakika dakika (sunucu metni, sanatçı geçişleri, ses kontrol saatleri)
Görevli listesi ve telsiz kanalları
Gönüllü öğrenci veya çalışan ekibinin eğitimi
Yağmur planı: çadır, sahne üstü örtü, ertelenecek bölümler
Hava tahmini takibi
Atık ve geri dönüşüm noktaları

Şenlik günü

Sabah kurulum kontrolü: sahne, bariyer, stantlar, WC
Ses kontrolü (sanatçı rider'ına göre saat)
Giriş kontrolü ve kayıp eşya / kayıp kişi noktası
Sahne önü yoğunluk takibi
Konser sonrası çıkış planı ve aydınlatma
Söküm ve alan teslimi

Sahne ve ses için kabaca ölçüler

Kalabalık	Sahne (genel hesap)	Ses
300 kişiye kadar	6x4 m	Orta boy sistem, operatör
300-1.000 kişi	8x6 m	Güçlü sistem, ışık parkı, operatör
1.000 kişinin üzeri	10x8 m veya üzeri, çatılı	Line array, ışık, LED ekran, teknik ekip

Kesin ölçüyü sanatçının teknik rider'ı belirler. Ayrıntı: Sahne ve ses sistemi kiralama ve LED ekran kiralama.

Kişi başı alan, WC oranları ve kalabalık yönetimi için: Festival organizasyonu: sahne, güvenlik ve ziyaretçi akışı.

Gündüz programı için fikirler

Kulüp ve departman stantları
Turnuvalar: masa tenisi, satranç, basketbol üçe üç
Atölyeler: seramik, grafiti, fotoğraf
Yerel müzisyenlerle akustik sahne
Panayır yiyecekleri ve kahve noktaları
Kurumlarda: çalışan aileleri için çocuk alanı

Sık sorulan sorular

Bahar şenliği hazırlığına ne zaman başlamalı?

En az 10 hafta önce. Sanatçı ve sahne ekipmanı Nisan-Mayıs'ta erken dolar.

Kampüs içindeki şenlik için izin gerekir mi?

Kampüs içi ve yalnızca öğrencilere açık etkinlikte önce kurum yönetiminin onayı gerekir. Halka açık, geç saate uzanan veya kalabalık şenliklerde belediye ve emniyet bildirimleri devreye girebilir. Güncel koşulları etkinliğin yapılacağı ilçe belediyesinden teyit edin. Ayrıntı: İzmir'de açık hava etkinliği izinleri.

Sanatçının teknik rider'ı neden önemli?

Sahne ölçüsü, ses ve ışık ekipmanı, kulis ihtiyaçları rider'da yazar. Rider gelmeden sahne teklifi kesinleşmez.

Kaç güvenlik görevlisi gerekir?

Kalabalığa, giriş sayısına ve alanın düzenine göre değişir. Sahne önü ve girişler önceliklidir. Kesin sayıyı özel güvenlik şirketiyle ve gerekiyorsa emniyet birimleriyle birlikte belirleyin.

Yağmurda konser yapılabilir mi?

Çatılı sahnede hafif yağmurda devam edilebilir; şimşek ve kuvvetli rüzgârda konser durdurulur. Bu kararı kimin vereceğini önceden yazın.

İlgili hizmetler

Son güncelleme: 07.10.2026

İzmir'de bahar şenliğiorganizasyonu: kontrol listesi