Kurumsal organizasyon firması neyapar? İzmir'de üstlendiği işler
İzmir kurumsal organizasyon firmaları etkinlik öncesi, günü ve sonrasında hangi işleri üstlenir; ajans ile organizasyon firması farkı.
Kurumsal organizasyon firması, bir şirketin toplantı, yıl sonu yemeği, lansman, piknik, ödül töreni veya fabrika açılışı gibi etkinliklerinde planlama, mekân ve teknik kurulum, catering, sahne programı ve etkinlik günü koordinasyonunu tek elden yürütür. Şirket tarafı amacı, davetli listesini, içeriği ve onayları verir; firma bunları sahada çalışan bir etkinliğe çevirir. İzmir'de kurumsal organizasyon işlerinin önemli bir kısmı otel salonlarında ve OSB'lerdeki fabrika sahalarında yapılır.
Aşağıda bu işlerin aşama aşama dökümünü ve en sık karışan konu olan "bunu kim yapacaktı" sorusu için bir sorumluluk tablosu bulacaksınız.
Etkinlikten önce: planlama aşaması
Etkinliğin amacı, kişi sayısı, tarih, bütçe aralığı ve olmazsa olmazlar.
Salon, açık alan veya fabrika sahası; yerleşim planı ve kurulum saatleri.
Sahne, ses, ışık, LED, çadır, masa-sandalye, catering, sanatçı, personel.
Dakika dakika program, konuşmacı sırası, sahne giriş-çıkışları.
Ekipman ayırma, sanatçı ve sunucu sözleşmeleri, menü kesinleştirme.
Etkinlik günü: saha yönetimi
- Kurulum, ses ve görüntü testi, prova
- Karşılama ve kayıt masası
- Sahne akışının yönetimi, sunum ve videoların zamanında açılması
- Catering servisinin saatine uyulması
- Aksaklıkta müdahale: yedek mikrofon, jeneratör, yağmurda çadır
- Söküm ve alanın teslimi
Etkinlikten sonra
- Fotoğraf ve video teslimi
- Kişi sayısı ve ek kalemlerle kesin hesap
- İsterseniz katılımcı geri bildirim anketi
Ajans ve müşteri sorumluluk tablosu
Teklif aşamasında bu tabloyu birlikte doldurmanızı öneririz. "Ortak" yazan satırlarda karar kimde, onu ayrıca not edin.
| İş | Organizasyon firması | Şirket (müşteri) | Ortak |
|---|---|---|---|
| Etkinliğin amacı ve mesajı | ✔ | ||
| Bütçe aralığı | ✔ | ||
| Mekân seçenekleri ve keşif | ✔ | ||
| Mekân sözleşmesi | ✔ | ||
| Program ve akış taslağı | ✔ | ||
| Akış onayı | ✔ | ||
| Konuşmacılar ve konuşma metinleri | ✔ | ||
| Sunum ve video dosyaları | ✔ (en geç 2 gün önce) | ||
| Sahne, ses, ışık, LED kurulumu ve operatör | ✔ | ||
| Davetli listesi | ✔ | ||
| Davetiye ve LCV takibi | ✔ | ||
| Menü önerisi ve servis | ✔ | ||
| Kesin kişi sayısı ve özel diyetler | ✔ | ||
| Sunucu, sanatçı, DJ | ✔ | ||
| Fabrika içi iş güvenliği kuralları | ✔ | ||
| Güvenlik ve sağlık ekibi | ✔ | ||
| Transfer ve konaklama | ✔ | ||
| Fotoğraf ve video çekimi | ✔ | ||
| Görsellerin kullanım izni | ✔ |
Hangi etkinlikte ne beklenir
| Etkinlik | Firmanın ağırlıklı işi |
|---|---|
| Yıl sonu yemeği, yılbaşı partisi | Mekân, sahne programı, DJ veya canlı müzik, menü |
| Ürün lansmanı, gala | Sahne şovu, LED ekran içeriği, oturma planı, set menü |
| Bayi toplantısı, kick-off | Salon düzeni, sunum tekniği, coffee break, ödül anı |
| Ödül ve kıdem töreni | Sunucu metni, plaket takdim sırası, ses-ışık |
| Şirket pikniği, aile günü | Alan, çadır, catering, oyunlar, çocuk alanı |
| Temel atma, fabrika açılışı | Protokol düzeni, kürsü, çadır, ses, ikram |
Kurumsal organizasyon firması ne yapmaz
Bazı işler bilinçli olarak şirkette kalır: etkinliğin stratejik mesajı, konuşma içerikleri, davetli seçimi ve tesis içi iş güvenliği onayı. Bunları firmaya devretmek yerine erkenden netleştirmek, son haftadaki revizyonları azaltır.
İzmir'de kurumsal organizasyon için
Erkan Yüksel Organizasyon 2006'dan beri Buca merkezli bir İzmir organizasyon firması olarak kurumsal etkinlik yürütüyor. Etkinlik türlerine göre ihtiyaçları ve hazırlık takvimini İzmir kurumsal etkinlik organizasyonu sayfamızda bulabilirsiniz. Firmalar arasında seçim yapıyorsanız organizasyon firması seçerken sorulacak 12 soru yazısı işinize yarar.
Sık sorulan sorular
Kurumsal organizasyon firması ile mekânın kendi ekibi arasındaki fark ne?
Mekân ekibi salonu ve yemeği verir. Organizasyon firması programı, teknik kurulumu, sanatçıyı, dekoru ve tüm tedarikçilerin koordinasyonunu üstlenir.
Küçük bir toplantı için de organizasyon firması gerekir mi?
50 kişinin altındaki, otel salonunda yapılan toplantılarda çoğu zaman sadece teknik ekipman ve coffee break kiralamak yeterlidir.
Etkinlik günü firmadan kim sahada olur?
Sahada sizin adınıza kimin bulunacağını teklif aşamasında sorun. Sorumlu kişinin adı ve telefonu akış dokümanında yazılı olmalıdır.
Hazırlığa ne zaman başlamalıyız?
Gala, yıl sonu ve büyük piknikler için birkaç hafta erken başlayın; mayıs-haziran ve aralık gibi yoğun dönemlerde mekân ve ekipman erken dolar. Bayi toplantısı gibi salon etkinliklerinde 4 hafta çoğu zaman yeterlidir.
Fabrikamızın içinde etkinlik yapılabilir mi?
Evet. Sahayı önceden görür, iş güvenliği kurallarını sizden alır, kurulumu üretim saatlerine göre planlarız.
İlgili hizmetler
Son güncelleme: 07.10.2026
Etkinliğinizikonuşalım
Tarih, kişi sayısı ve yeri yazın; ihtiyaç listesiyle size dönelim.