Toplantı organizasyonu kontrol listesi:teknik, kayıt ve ikram
Toplantı organizasyonu için indirmeden kullanabileceğiniz kontrol listesi: 6 hafta öncesinden toplantı gününe teknik, kayıt, ikram ve katılımcı adımları.
Toplantı organizasyonu dört başlıkta toplanır: salon ve düzen, teknik ekipman, kayıt ve katılımcı iletişimi, ikram. 50-300 kişilik bir toplantının hazırlığına 4-6 hafta önce başlamak yeterlidir. Aşağıdaki kontrol listesi zaman sırasına göre dizildi; maddeleri işaretleyerek ilerleyebilirsiniz.
Salon seçimi ve düzen türleri için ayrı rehberimize bakabilirsiniz: İzmir'de kongre ve toplantı için otel ve salon seçimi
6 hafta önce: temel kararlar
- Toplantının amacı tek cümleyle yazıldı (bilgilendirme, eğitim, karar, motivasyon)
- Tarih, saat ve yedek tarih belirlendi
- Tahmini katılımcı sayısı ve kimler olduğu netleşti
- Bütçe kalemleri çıkarıldı: salon, teknik, ikram, konaklama, ulaşım, basılı malzeme
- Salon düzeni seçildi: tiyatro, sınıf, U, kabare
- Salon veya otel keşfi yapıldı, opsiyon konuldu
4 hafta önce: program ve davet
- Gündem ve konuşmacı listesi çıkarıldı, her oturuma süre verildi
- Konuşmacılardan sunum teslim tarihi alındı
- Davet gönderildi, kayıt formu açıldı
- Kayıt formunda diyet ihtiyacı, engelli erişimi, konaklama ve ulaşım soruldu
- Konaklama gerekiyorsa oda bloğu ve iptal tarihi yazılı alındı
- Teknik ihtiyaç listesi teknik firmaya veya otele gönderildi
Teknik kontrol listesi
| Ekipman | Ne zaman gerekir | Kontrol |
|---|---|---|
| Ses sistemi | 30 kişi üstü salonlarda | Arka sıradan test |
| Telsiz el mikrofonu | Soru-cevap ve panel | Konuşmacı + 1-2 soru mikrofonu, yedek pil |
| Yaka mikrofonu | Sahnede dolaşan konuşmacı | Konuşmacı başına bir adet |
| Kürsü | Resmi açılış | Kürsü mikrofonu ve ışığı |
| Projeksiyon veya LED ekran | Her sunumlu toplantıda | Arka sıradan okunabilirlik |
| Sahne önü monitör | Konuşmacı slaytı ekrana dönmeden görsün | Sahne önüne yerleşim |
| Sunum bilgisayarı ve kumanda | Tüm sunumlar tek bilgisayardan | Sunumlar önceden yüklendi |
| Kayıt veya canlı yayın | Katılamayanlar için | Kablolu internet, kamera yeri |
| Simultane çeviri | Yabancı konuşmacı veya katılımcı | Kabin, kulaklık sayısı |
| Jeneratör | Açık alan veya tesis içi | Yedek güç |
Genel hesap: Ekranın alt kenarı oturan kişinin baş hizasının üstünde olmalıdır. En arka sıranın ekrana uzaklığı, ekran yüksekliğinin yaklaşık 6 katını geçerse yazılar okunmaz; ek ekran gerekir.
Ayrıntılar: Sahne ve ses sistemi kiralama, LED ekran kiralama
Kayıt kontrol listesi
- Katılımcı listesi alfabetik ve kurum bazlı basıldı
- Yaka kartları basıldı (ad, soyad, kurum; büyük punto)
- Kayıt masası sayısı: yaklaşık 100 katılımcıya 1 masa, 2 görevli (genel hesap)
- Ön kayıtsız gelenler için ayrı masa
- Toplantı dosyası veya çanta: program, not defteri, kalem
- Kayıt masası girişten görünür, kuyruk için alan var
- QR kodlu kayıt kullanılacaksa okuyucu ve internet test edildi
Kayıt, toplantı başlamadan 45-60 dakika önce açılmalıdır. 300 kişilik bir toplantıda kayıt yoğunluğu son 20 dakikada toplanır.
İkram kontrol listesi
| Öğün | Ne zaman | Süre | Not |
|---|---|---|---|
| Karşılama | Kayıt sırasında | 45-60 dk | Çay, kahve, su, küçük atıştırmalık |
| Sabah coffee break | 1,5-2 saatlik oturumdan sonra | 20-30 dk | Tuzlu ve tatlı seçenek, meyve |
| Öğle yemeği | 12.30-13.30 arası | 60 dk | Açık büfe en hızlı yöntem |
| Öğleden sonra coffee break | 15.00-15.30 arası | 20-30 dk | Daha hafif seçenek |
- Diyet bilgisi (vejetaryen, glütensiz, alerji) mutfağa verildi
- Coffee break istasyon sayısı: yaklaşık 50 kişiye 1 istasyon (genel hesap)
- Toplantı salonunda su ve bardak hazır
- Konuşmacı masasına ayrıca su
Menü önerileri: Toplantı ve seminerler için coffee break menüsü ve Etkinlik catering'i
1 hafta önce
- Kesin katılımcı sayısı salona ve mutfağa bildirildi
- Sunumlar toplandı, tek bilgisayara yüklendi
- Akış dökümü (dakika dakika) hazırlandı: kim, ne zaman, hangi mikrofon
- Yönlendirme tabelaları ve salon kapısı programı basıldı
- Görevli listesi ve telefon numaraları paylaşıldı
Toplantı günü
- Teknik kurulum ve ses testi toplantıdan en az 2 saat önce bitti
- Her konuşmacının sunumu ekranda açılıp kontrol edildi
- Salon sıcaklığı ayarlandı (dolu salon 2-3 derece ısınır)
- Kayıt masası açık, yaka kartları dizili
- Coffee break saatleri mutfakla tekrar teyit edildi
Toplantı sonrası
- Katılımcılara teşekkür e-postası ve sunumlar gönderildi
- Kısa memnuniyet anketi yapıldı
- Fatura ve kalemler kontrol edildi
Sık sorulan sorular
Toplantı organizasyonu ne kadar önceden planlanmalı?
50-300 kişilik toplantılar için 4-6 hafta. Konaklamalı ve 300 kişi üstü toplantılar için 2-3 ay.
Toplantıda kaç tane coffee break olmalı?
Tam günlük toplantıda sabah ve öğleden sonra birer coffee break, artı öğle yemeği. Yarım günlük toplantıda bir coffee break yeterlidir.
Kayıt masasında kaç görevli olmalı?
Yaklaşık 100 katılımcıya bir masa ve iki görevli (genel hesap). Ön kayıtsız gelenler için ayrı masa açın.
Otelin teknik sistemi yeterli mi?
50 kişiye kadar toplantılarda çoğu zaman yeterlidir. Büyük salon, LED ekran, canlı yayın veya çeviri gerekiyorsa ek kurulum planlanır.
Sunumlar nasıl toplanmalı?
En geç 2 gün önce tek klasörde, aynı formatta. Toplantı günü tek bilgisayardan açılması kopma ve gecikmeyi azaltır.
İlgili hizmetler
Son güncelleme: 07.10.2026
Etkinliğinizikonuşalım
Tarih, kişi sayısı ve yeri yazın; ihtiyaç listesiyle size dönelim.